Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością samo założenie dostępu do KSeF nie odbywa się automatycznie. Zanim możliwe będzie nadanie uprawnień administratora w KSeF i zarządzanie dostępami, konieczne jest spełnienie określonych formalności.
W tym artykule wyjaśniamy jak nadać uprawnienia administratora w KSeF, jakie dane są potrzebne oraz na co zwrócić uwagę, aby cały proces przebiegł bez błędów.
Dostęp do KSeF dla spółki z o.o. – krok zerowy: wniosek ZAW-FA
Aby w ogóle móc zalogować się do panelu KSeF i nadawać w nim jakiekolwiek uprawnienia, spółka z o.o. musi wcześniej złożyć do urzędu skarbowego formularz ZAW-FA.
ZAW-FA to zgłoszenie osoby fizycznej, która będzie uprawniona do działania w imieniu spółki w systemie KSeF. Najczęściej jest to:
członek zarządu,
prokurent,
pełnomocnik spółki.
Bez zatwierdzonego ZAW-FA system KSeF nie pokaże menu uprawnień, nawet jeśli dana osoba loguje się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
👉 Szczegółową instrukcję, jak złożyć ZAW-FA dla spółki, znajdziesz tutaj:
https://www.tomi24.pl/jak-uzyskac-dostep-do-ksef-jesli-nie-prowadzisz-jednoosobowej-dzialalnosci/
Logowanie do KSeF – wybór właściwego kontekstu
Po pozytywnym przetworzeniu zgłoszenia ZAW-FA można przejść do logowania do Krajowego Systemu e-Faktur pod adresem https://mcu.mf.gov.pl/web/login.
Podczas logowania:
Wybierz sposób logowania:
Profil Zaufany,
certyfikat kwalifikowany,
pieczęć elektroniczną.
Następnie system poprosi o wprowadzenie kontekstu logowania, czyli:
wybór identyfikatora: NIP firmy,
wpisanie numeru NIP spółki.
Dopiero po poprawnym uwierzytelnieniu pojawi się panel główny KSeF wraz z menu po lewej stronie.
Uwaga: pracujemy na stronie o adresie: https://mcu.mf.gov.pl/web/login.
Nie mylić z panelem pod adresem: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
Wyglądają podobnie ale nie są tym samym.
Gdzie w KSeF nadaje się uprawnienia administratora?
Po zalogowaniu przejdź do menu:
Uprawnienia → Dodaj administratora
To dokładnie ten ekran, który widzisz na panelu KSeF jako „Nadanie uprawnień administratora”.
Nadanie uprawnień administratora w KSeF – krok po kroku
1. Dane uprawniającego
Na górze formularza system automatycznie wyświetla:
Podmiot kontekstu: NIP spółki
Osobę uprawniającą (PESEL osoby zalogowanej)
Te dane są informacyjne i nie podlegają edycji.
2. Wybór rodzaju jednostki
W sekcji „Dane jednostki lub podmiotu” należy zaznaczyć:
✅ Podmiot kontekstu bieżącego
Opcja dotycząca podmiotu unijnego VAT UE dotyczy wyłącznie szczególnych przypadków i nie jest stosowana przy standardowym nadawaniu administratora w polskiej spółce z o.o.
3. Dane administratora
W sekcji „Dane administratora” należy uzupełnić:
rodzaj podmiotu uprawnionego:
osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem,
identyfikator:
PESEL (najczęściej),
lub NIP – jeśli dotyczy,
imię i nazwisko osoby, która ma zostać administratorem KSeF.
Administrator KSeF to osoba, która będzie mogła:
nadawać i odbierać uprawnienia innym użytkownikom,
zarządzać tokenami,
dodawać kolejne osoby do systemu.
4. Zakres nadawanych uprawnień
System automatycznie przypisuje administratorowi m.in.:
zarządzanie uprawnieniami,
zarządzanie jednostkami podrzędnymi.
Nie trzeba tu nic zaznaczać ręcznie – jest to pełen zakres uprawnień administracyjnych.
5. Podpisanie operacji nadania uprawnień
Po kliknięciu przycisku „Nadaj uprawnienia” system KSeF inicjuje operację podpisania, wykorzystując metodę uwierzytelnienia, z której użytkownik już korzysta w trakcie sesji. Po podpisaniu dokumentu następuje automatyczne przekazanie informacji do KSeF i nadanie uprawnień administratora.
Najczęstsze błędy przy nadawaniu uprawnień w KSeF
❌ brak wcześniej złożonego ZAW-FA
❌ logowanie na niewłaściwy NIP
❌ pomylenie administratora z użytkownikiem
❌ brak podpisania operacji Profilem Zaufanym
❌ nadanie uprawnień niewłaściwej osobie
Podsumowanie
Nadanie uprawnień administratora w KSeF w spółce z o.o. to proces kilkuetapowy, który rozpoczyna się w urzędzie skarbowym, a kończy w panelu Krajowego Systemu e-Faktur. Kluczowe znaczenie ma poprawne złożenie formularza ZAW-FA, a następnie świadome i przemyślane zarządzanie dostępami już po uzyskaniu uprawnień administracyjnych.
Administrator KSeF pełni w systemie rolę centralną – to on decyduje, kto i w jakim zakresie może korzystać z systemu, w tym również kto ma dostęp do bardziej zaawansowanych funkcji technicznych. Jednym z elementów dostępnych z poziomu panelu administratora jest sekcja „Certyfikaty”, przeznaczona dla podmiotów, które planują korzystanie z KSeF w sposób zautomatyzowany lub poprzez integracje z systemami zewnętrznymi.
Choć certyfikaty nie są wymagane do podstawowej obsługi KSeF w przeglądarce, ich obecność w systemie pokazuje, że KSeF został zaprojektowany również z myślą o bardziej zaawansowanych scenariuszach biznesowych, takich jak integracje z programami księgowymi, systemami ERP czy rozwiązaniami IT działającymi bez udziału użytkownika. To właśnie administrator odpowiada za to, czy i w jaki sposób te mechanizmy będą w firmie wykorzystywane.
Jeżeli cały proces zostanie przeprowadzony prawidłowo, Krajowy System e-Faktur staje się wygodnym, bezpiecznym i elastycznym narzędziem do obsługi faktur, zarówno w modelu ręcznym, jak i przy wykorzystaniu rozwiązań systemowych dostosowanych do potrzeb spółki.
