Wiele poradników dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) opisuje prosty scenariusz: jednoosobowa działalność gospodarcza, logowanie przez Profil Zaufany i gotowe. Problem w tym, że w praktyce bardzo wiele osób NIE może zalogować się do KSeF w ten sposób, mimo że pracują w firmie, spółce lub biurze.
Jeśli widzisz komunikaty o braku uprawnień, nie możesz wystawiać faktur albo w ogóle nie masz dostępu do KSeF – ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.
Dlaczego osoby „nie na DG” nie mogą zalogować się do KSeF?
W KSeF kluczowe jest jedno: system rozróżnia, kto jest właścicielem firmy, a kto tylko pracuje na jej rzecz.
W jednoosobowej działalności:
właściciel = podatnik,
logowanie przez Profil Zaufany automatycznie daje dostęp do KSeF.
W przypadku spółek (np. sp. z o.o., spółka jawna, komandytowa):
podatnikiem jest spółka, a nie osoba fizyczna,
pracownik, wspólnik lub księgowa nie otrzymuje dostępu automatycznie,
konieczne jest formalne nadanie uprawnień.
To właśnie tutaj pojawia się najwięcej problemów i nieporozumień.
Kim jesteś i dlaczego to ma znaczenie?
Jeśli jesteś:
pracownikiem administracyjnym,
asystentką / asystentem w biurze,
wspólnikiem spółki,
prokurentem,
osobą „od faktur” lub IT,
to nie wystarczy samo zalogowanie się przez Profil Zaufany, nawet jeśli działa on poprawnie.
System KSeF musi „wiedzieć”, że:
masz prawo działać w imieniu konkretnej firmy,
zakres Twoich uprawnień został zatwierdzony.
Jak uzyskać dostęp do KSeF w spółce? (najważniejsze kroki)
Aby osoba inna niż właściciel jednoosobowej działalności mogła korzystać z KSeF w spółce lub innym podmiocie, konieczne jest formalne zgłoszenie pierwszej osoby uprawnionej do systemu. W praktyce wygląda to tak:
Pierwszym krokiem jest złożenie do urzędu skarbowego formularza ZAW-FA (do pobrania ze strony podatki.gov.pl link bezpośredni ) – zawiadomienia o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF. ZAW-FA pozwala wskazać jedną osobę fizyczną, która w imieniu firmy będzie mogła zarządzać uprawnieniami w systemie.
Dotyczy to przede wszystkim spółek, fundacji, stowarzyszeń czy innych podmiotów, które nie mogą się uwierzytelnić w systemie wyłącznie przez Profil Zaufany lub kwalifikowaną pieczęć na dane spółki.
Po zarejestrowaniu ZAW-FA przez urząd skarbowy (trwa to około 3-4 dni) , wskazana osoba uzyskuje tzw. uprawnienia „superadministratora” – może się wtedy zalogować i dalej elektronicznie nadawać kolejne uprawnienia innym pracownikom, księgowym lub współpracownikom.
Dopiero po zgłoszeniu ZAW-FA i nadaniu uprawnień przez administratora można normalnie korzystać z KSeF – logować się, wystawiać faktury, przeglądać dokumenty czy nadawać uprawnienia kolejnym osobom.
W praktyce oznacza to, że samo posiadanie Profilu Zaufanego lub podpisu elektronicznego nie wystarcza dla pracowników spółki do pełnej pracy z KSeF – najpierw trzeba uregulować formalnie uprawnienia przez ZAW-FA, a dopiero potem nadawać dostęp dalej.
„Loguję się, ale nic nie mogę zrobić” – to bardzo częsty problem
Wiele osób zgłasza się po pomoc, mówiąc:
„Profil Zaufany działa, ale KSeF nie”
„Widzę system, ale nie mogę wystawić faktury”
„Nie mam dostępu, mimo że pracuję w firmie”
W większości przypadków nie jest to błąd techniczny, tylko brak formalnych uprawnień w KSeF.
Jak wygląda samo logowanie do KSeF?
Jeśli chcesz sprawdzić jak technicznie wygląda logowanie do KSeF przez Profil Zaufany, krok po kroku, wraz z ostrzeżeniem o wersji produkcyjnej systemu, zobacz nasz szczegółowy poradnik:
👉 Instrukcja logowania do KSeF – krok po kroku (Profil Zaufany)
https://www.tomi24.pl/ksef-instrukcja-logowania-krok-po-kroku-profil-zaufany/
Pamiętaj jednak: samo logowanie to nie wszystko. Kluczowe są uprawnienia.
Uwaga: KSeF to środowisko produkcyjne
Warto podkreślić, że KSeF, do którego się logujesz:
jest prawdziwym, produkcyjnym systemem,
wszystkie wystawione faktury mają moc prawną,
błędy mogą mieć konsekwencje księgowe i podatkowe.
Dlatego dostęp do KSeF powinien być nadawany świadomie i poprawnie.
Potrzebujesz pomocy z dostępem do KSeF?
Jeśli:
nie możesz zalogować się do KSeF tak jak osoby na DG,
pracujesz w spółce i nie wiesz, jak uzyskać dostęp,
system „działa, ale nie do końca”,
tomi24.pl oferuje praktyczne wsparcie IT w zakresie KSeF:
wyjaśniamy, kto i co musi zrobić,
pomagamy technicznie przejść cały proces,
współpracujemy z biurami rachunkowymi i firmami.
📞 509 857 864
✉️ biuro@tomi24.pl
🌐 https://www.tomi24.pl
Lepiej ustawić dostęp poprawnie na początku, niż później naprawiać problemy w systemie z mocą prawną.
