System KSeF (Krajowy System e-Faktur) staje się standardem w rozliczeniach między firmami. Aby biuro rachunkowe mogło obsługiwać Twoją firmę w KSeF, często potrzebny jest certyfikat do uwierzytelnienia w systemie. Na szczęście jego wygenerowanie nie jest trudne i można zrobić to samodzielnie w kilka minut.
Poniżej znajdziesz prostą instrukcję, jak wygenerować certyfikat KSeF dla księgowej lub biura rachunkowego.
Logowanie do systemu KSeF
Pierwszym krokiem jest wejście na stronę logowania systemu:
https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/login
Zaloguj się do systemu w kontekście swojej firmy, czyli z użyciem NIP swojej działalności. Można to zrobić na przykład za pomocą:
profilu zaufanego
podpisu kwalifikowanego
bankowości elektronicznej
Po zalogowaniu pojawi się panel użytkownika systemu KSeF.
Gdzie znaleźć opcję generowania certyfikatu
Po lewej stronie panelu znajduje się menu systemu.
Kliknij zakładkę „Certyfikaty”
Następnie wybierz opcję „Wnioskuj o certyfikat”
System przejdzie do formularza, w którym należy wygenerować klucz prywatny i złożyć wniosek o wydanie certyfikatu.
Jak wypełnić formularz generowania certyfikatu KSeF
W formularzu należy uzupełnić dwa podstawowe pola.
Nazwa certyfikatu
Możesz wpisać dowolną nazwę identyfikującą certyfikat, na przykład:
certyfikat_ksef
biuro_rachunkowe_ksef
ksef_2026
Ta nazwa służy tylko do identyfikacji certyfikatu na Twoim komputerze.
Hasło do klucza prywatnego
Podczas generowania certyfikatu trzeba ustawić hasło zabezpieczające klucz prywatny.
Hasło musi spełniać wymagania systemu:
minimum 15 znaków
przynajmniej 1 wielka litera
przynajmniej 1 mała litera
przynajmniej 1 cyfra
przynajmniej 1 znak specjalny (np. ! @ # $ % ^ & *)
Hasło należy wpisać dwukrotnie.
Po wypełnieniu formularza kliknij przycisk „Generuj”.
System wygeneruje klucz prywatny, który zostanie zapisany na Twoim komputerze w pliku .key.
Wybór przeznaczenia certyfikatu
Po wygenerowaniu klucza system poprosi o określenie przeznaczenia certyfikatu.
Dostępne są różne opcje, jednak w przypadku współpracy z księgowością należy wybrać:
„Uwierzytelnienie w systemie KSeF”
Następnie kliknij przycisk:
„Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”
Wydanie certyfikatu przez system
Po wysłaniu wniosku system wyświetli informację, że operacja jest w trakcie przetwarzania.
Może to potrwać kilkadziesiąt sekund.
Kliknij przycisk „Odśwież”, aby sprawdzić status.
Po chwili pojawi się komunikat, że certyfikat został wydany.
Pobranie certyfikatu KSeF
Na końcu należy kliknąć przycisk:
„Pobierz certyfikat”
Na komputer zostanie zapisany plik .crt.
Po zakończeniu całej procedury będziesz mieć:
plik .key – klucz prywatny
plik .crt – certyfikat KSeF
hasło, które ustawiłeś podczas generowania klucza
Jak bezpiecznie przekazać certyfikat księgowości
Aby biuro rachunkowe mogło obsługiwać Twoją firmę w KSeF, potrzebuje:
pliku .key
pliku .crt
hasła do klucza
Ze względów bezpieczeństwa nie powinno się wysyłać tych danych pocztą elektroniczną.
Najlepszym rozwiązaniem jest:
zapisanie plików na pendrive
osobiste dostarczenie ich do biura rachunkowego
Dzięki temu Twoja księgowość będzie mogła bezpiecznie skonfigurować dostęp do systemu KSeF i rozpocząć obsługę faktur w nowym systemie.
