KSeF (Krajowy System e-Faktur) staje się standardem w prowadzeniu działalności gospodarczej. Coraz więcej przedsiębiorców korzysta z pomocy biur rachunkowych, które potrzebują dostępu do faktur wystawionych i otrzymanych przez firmę. Nie każdy jednak chce przekazywać pełne uprawnienia do systemu. Na szczęście KSeF umożliwia nadanie wyłącznie prawa do przeglądania faktur, co jest bezpiecznym i wygodnym rozwiązaniem.
W tym poradniku pokażę krok po kroku, jak nadać takie uprawnienie.
Dlaczego warto nadać tylko uprawnienie do przeglądania faktur?
Jeżeli biuro rachunkowe ma jedynie księgować dokumenty, nie musi posiadać możliwości wystawiania czy zarządzania fakturami. Ograniczenie uprawnień zwiększa bezpieczeństwo danych oraz minimalizuje ryzyko przypadkowych zmian w systemie.
Dzięki temu księgowa będzie mogła:
- przeglądać faktury wystawione i otrzymane,
- pobierać dokumenty do księgowania,
- prowadzić rozliczenia podatkowe,
- przygotowywać deklaracje i ewidencję VAT.
Jak nadać uprawnienia w KSeF?
Krok 1. Zaloguj się do KSeF
Zaloguj się do systemu KSeF za pomocą swojego preferowanego sposobu uwierzytelniania (np. Profil Zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany). – tu masz link bezpośredni do systemu KSEF
Po zalogowaniu przejdź do panelu głównego.
Krok 2. Otwórz sekcję Uprawnienia
Z menu wybierz:
Uprawnienia
Następnie kliknij:
Nadaj uprawnienie
Krok 3. Wybierz rodzaj uprawnienia
W polu Rodzaj uprawnienia wybierz:
Osobie fizycznej do pracy w KSeF
Krok 4. Wybierz sposób identyfikacji osoby
W sekcji:
Dane osoby fizycznej / Rodzaj podmiotu uprawnianego
zaznacz opcję:
Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL
Krok 5. Wprowadź dane osoby
W formularzu wpisz następujące dane:
- Identyfikator (NIP): podaj numer NIP swojego księgowego/księgowej
- Imię: imię osoby którą uprawniasz do dostępu do ksef
- Nazwisko: nazwisko osoby którą uprawniasz do dostępu do ksef
Krok 6. Wybierz zakres uprawnień
W sekcji Zakres uprawnień zaznacz wyłącznie:
Przeglądanie faktur
Nie wybieraj dodatkowych uprawnień, jeśli biuro rachunkowe ma mieć jedynie możliwość odczytu dokumentów.
Krok 7. Zatwierdź
Na końcu kliknij przycisk:
Nadaj uprawnienia
Od tej chwili wskazana osoba będzie mogła przeglądać faktury Twojej firmy w KSeF zgodnie z nadanym zakresem uprawnień.
Czy można później zmienić lub odebrać uprawnienia?
Tak. W każdej chwili możesz wrócić do sekcji Uprawnienia w KSeF i:
- zmienić zakres uprawnień,
- odebrać dostęp,
- nadać uprawnienia kolejnej osobie.
Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie korzysta z danych Twojej firmy.
Podsumowanie
Nadanie biuru rachunkowemu dostępu do przeglądania faktur w KSeF zajmuje zaledwie kilka minut i nie wymaga przekazywania pełnych uprawnień administracyjnych. Wystarczy zalogować się do systemu, przejść do sekcji Uprawnienia, wybrać Nadaj uprawnienie, wskazać osobę fizyczną oraz nadać wyłącznie uprawnienie Przeglądanie faktur.
Jeżeli masz problem z konfiguracją KSeF, podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym lub innymi usługami elektronicznymi dla firm, serwis TOMI24 chętnie pomoże w konfiguracji oraz rozwiązaniu problemów związanych z obsługą systemów administracji publicznej.
