KSeF – instrukcja logowania krok po kroku (Profil Zaufany)

Przez /

Jak zalogować się do KSeF? To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez przedsiębiorców, księgowych i biura rachunkowe. Krajowy System e-Faktur (KSeF) staje się kluczowym narzędziem w codziennej pracy z fakturami, dlatego przygotowaliśmy praktyczną instrukcję logowania do KSeF krok po kroku, opartą na rzeczywistych ekranach systemu.

👉 Instrukcja dostępna jest również do pobrania w PDF – idealna do wydruku lub przesłania klientowi.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system umożliwiający:

  • wystawianie faktur ustrukturyzowanych,

  • odbieranie faktur,

  • przechowywanie faktur w jednym, centralnym systemie,

  • dostęp do historii faktur online.

⚠️ UWAGA – logowanie do produkcyjnego KSeF

Uwaga: Opisane w tej instrukcji logowanie dotyczy produkcyjnego (rzeczywistego) środowiska Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a nie środowiska testowego.

Oznacza to, że:

  • wszystkie wystawione faktury są prawdziwymi dokumentami księgowymi,

  • faktury zapisane w KSeF mają pełną moc prawną,

  • dokumenty są trwale zapisane w systemie Ministerstwa Finansów,

  • wystawionych faktur nie da się „cofnąć” ani usunąć jak wersji testowych.

Zanim wystawisz pierwszą fakturę, upewnij się, że:

  • pracujesz na właściwych danych firmy,

  • dane nabywcy i kwoty są poprawne,

  • rozumiesz, jaki rodzaj faktury wybierasz (np. podstawowa, zaliczkowa, korygująca).

Jeśli nie masz pewności lub dopiero uczysz się pracy z KSeF, warto skorzystać z pomocy technicznej lub księgowej, aby uniknąć błędów mających skutki prawne i podatkowe.

KSeF – instrukcja logowania (Profil Zaufany)

Krok 1. Wejście na stronę KSeF

  1. Wejdź na stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/login

  2. Kliknij przycisk Zaloguj

Krok 2. Wprowadzenie kontekstu logowania

  1. Wybierz identyfikator: NIP firmy

  2. Wpisz NIP firmy (10 cyfr)

  3. Kliknij Uwierzytelnij

To etap, w którym system wie, w imieniu jakiego podmiotu będziesz pracować.

ksef instrukcja logowania – ekran wprowadzenia nip firmy
Ekran logowania do KSeF – wprowadzenie NIP firmy przed uwierzytelnieniem

Krok 3. Wybór sposobu logowania

Na ekranie „Wybierz sposób logowania” kliknij:

👉 Profil Zaufany

ksef jak się zalogować – wybór sposobu logowania profil zaufany
Wybór sposobu logowania do KSeF – Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany

KSeF – jak się zalogować do Profilu Zaufanego?

Po wyborze Profilu Zaufanego zostaniesz przeniesiony na stronę login.gov.pl. Masz dwie możliwości:

Opcja A – logowanie loginem i hasłem Profilu Zaufanego

  1. Wpisz nazwę użytkownika lub adres e-mail

  2. Wpisz hasło

  3. Kliknij Zaloguj się

Opcja B – logowanie przez bank (np. Alior Bank)

  1. Wybierz logo swojego banku (np. Alior Bank)

  2. Nastąpi automatyczne przekierowanie do bankowości elektronicznej

ksef jak się zalogować – logowanie do profilu zaufanego login.gov.pl
Logowanie do Profilu Zaufanego – wybór logowania loginem i hasłem lub przez bank

Logowanie do KSeF przez Alior Bank – instrukcja

Krok 4. Logowanie do banku

  1. Wpisz login / identyfikator klienta

  2. Kliknij Dalej

  3. Podaj hasło do bankowości Alior

ksef logowanie przez alior bank – potwierdzenie tożsamości
Logowanie do KSeF przez Alior Bank – potwierdzenie tożsamości użytkownika

Krok 5. Zgoda na przekazanie danych

Alior Bank wyświetli informację o danych przekazywanych do Profilu Zaufanego:

  • imię i nazwisko

  • PESEL

  • data urodzenia

  • e-mail

  • numer telefonu

  1. Zaznacz zgodę

  2. Kliknij Dalej

ksef logowanie alior bank – zgoda na przekazanie danych
Zgoda na przekazanie danych z Alior Banku do Profilu Zaufanego podczas logowania do KSeF

Krok 6. Autoryzacja SMS

  1. Otrzymasz kod SMS z banku

  2. Wpisz kod w wyznaczone pole

  3. Kliknij Zatwierdź

Po chwili pojawi się komunikat: „Przekazanie danych powiodło się”

ksef logowanie alior bank – uwierzytelnienie kodem sms
Uwierzytelnienie kodem SMS w Alior Banku podczas logowania do KSeF

KSeF – pierwsze kroki po zalogowaniu

Autoryzacja zakończona sukcesem

System wyświetli komunikat: „Autoryzacja przebiegła pomyślnie”

Zobaczysz numer sesji – warto go skopiować i zapisać.

Ekran główny KSeF

Po zalogowaniu masz dostęp do:

  • Wystaw fakturę

  • Lista faktur

  • Historia sesji

  • Uprawnienia

  • Tokeny

ksef panel główny po zalogowaniu do systemu
Panel główny KSeF po poprawnym zalogowaniu użytkownika

Wystawianie faktury w KSeF

  1. Menu → Wystaw fakturę → Wprowadź fakturę

  2. Wybierz:

    • rodzaj faktury (podstawowa, zaliczkowa, korygująca)

    • rolę

  3. Przejdź przez kolejne kroki formularza

ksef wystawianie faktury – dane faktury krok 1
Wystawianie faktury w KSeF – krok 1: dane faktury i wybór rodzaju faktury

Lista faktur w KSeF

W zakładce Lista faktur możesz:

  • przeglądać faktury sprzedażowe i zakupowe

  • filtrować po dacie

  • otwierać szczegóły faktury po numerze KSeF

  • kopiować numer faktury i numer KSeF

ksef lista faktur – faktury sprzedażowe po zalogowaniu
Lista faktur w KSeF – przegląd wystawionych faktur sprzedażowych

Pobierz instrukcję KSeF w PDF

📄 Instrukcja logowania do KSeF – PDF do pobrania

Plik PDF zawiera:

  • pełną instrukcję krok po kroku

  • opis logowania przez Profil Zaufany

  • przykład logowania przez Alior Bank

👉 [Instrukcja logowania do KSeF przez Profil Zaufany]

Nie każdy może zalogować się do KSeF tak samo

Jeśli po przeczytaniu tej instrukcji zauważysz, że nie możesz zalogować się do KSeF tak jak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, pracujesz w spółce lub działasz w imieniu innego podmiotu, koniecznie zapoznaj się z naszym kolejnym artykułem. Wyjaśniamy w nim kto i w jakiej kolejności musi uzyskać dostęp do KSeF, kiedy wymagane jest zgłoszenie do urzędu skarbowego (ZAW-FA) oraz dlaczego w spółkach dostęp do systemu wygląda inaczej niż przy DG.

👉 Jak uzyskać dostęp do KSeF, jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności?
https://www.tomi24.pl/jak-uzyskac-dostep-do-ksef-jesli-nie-prowadzisz-jednoosobowej-dzialalnosci/

Ten artykuł szczególnie polecamy pracownikom spółek, wspólnikom, prokurentom oraz osobom odpowiedzialnym za faktury, które napotykają problemy z dostępem do KSeF mimo poprawnego logowania.

KSeF – dostęp do systemu dla pracownika, wspólnika lub prokurenta w spółce

📞 Potrzebujesz pomocy przy KSeF lub IT?

Jeśli podczas logowania do KSeF, wystawiania faktur lub konfiguracji systemu pojawią się pytania albo wątpliwości – nie musisz radzić sobie z tym samodzielnie.
Serwis komputerowy tomi24.pl oferuje praktyczne wsparcie IT w zakresie KSeF, Profilu Zaufanego, podpisów elektronicznych oraz codziennej obsługi komputerów i systemów firmowych.

Pomagamy m.in. w:

  • bezpiecznym pierwszym logowaniu do produkcyjnego KSeF,

  • konfiguracji dostępu i uprawnień,

  • rozwiązywaniu problemów technicznych,

  • wsparciu IT dla małych firm i biur rachunkowych.

📍 Warszawa – Praga Południe i okolice
📞 509 857 864
✉️ biuro@tomi24.pl
🌐 https://www.tomi24.pl

Lepiej zapytać wcześniej, niż poprawiać błędy w dokumentach z mocą prawną.

więcej 

Zostaw komentarz

Przewijanie do góry